新企业财务通则存货采购与付款制度

　一般来讲，存货在企业流动资产中所占的比重较大，其本身的营运效率直接影响到企业流动资产的整体效率。根据新《通则》的规定，企业需要建立健全存货管理制度，目的在于规范存货的采购审批、采购执行程序，并根据合同和内部审批制度付款。
 
　　由此可见，新《通则》特别注重的是存货采购环节和付款环节的管理控制，这是根据当前市场经济环境所提出的有一定针对性的管理要求。为了减少篇幅，我们只对企业存货的采购与付款制度加以介绍，其他的与新《通则》创新内容没有直接联系的存货管理理论和方法不予介绍。
 
 
　　为了能够涉及存货采购与付款业务中的具体操作内容，在这里以一家国有独资企业为范本，详细介绍这家企业所制定的存货采购与付款制度：
 
 
　　（一）采购、付款业务管理要求
 
　　1．存货的采购与生产、销售业务的要求保持一致。
 
　　2．货币资金的支付或负债的增加必须以获得品质优良的存货为前提，保持货款支付或负债增加的真实性与合理性。
 
　　3．加强采购环节的监督与控制，防止舞弊行为的发生。
 
　　4．保证采购业务在内、外部各环节的运行通畅和高效率。
 
　　5．及时、准确提供物资采购的各项信息。
 
　　（二）采购业务的组织机构与岗位职责
 
　　1．采购与付款管理工作由企业董事会授权的机构负责。在董事会内，一般涉及规划委员会、物资采购领导小组等；在企业职能部门，涉及总经理室、企划部、采购部、储运部、质量保证部、生产设备部、财务部等相关部门，上述部门分别承担相应的责任，以合理地组织采购与付款管理工作。
 
 
　　2．规划委员会是采购与付款计划的决策机构，负责《年度采购计划》、《年度物资储运计划》及《季（月）度采购计划》、《季（月）度物资储运计划》的审批工作。
 
　　3．企划部是采购与付款管理计划的审核部门，负责对《年度采购计划》、《年度物资储运计划》及《季（月）度采购计划》、《季（月）度物资储运计划》的审核工作，审核后负责上报规划委员会。
 
　　经规划委员会授权，总经理可负责《季（月）度物资储运计划》、《季 （月）度采购计划》的审批。
 
　　4．财务部为采购与付款的会计核算及价值管理部门。负责对采购与付款活动引起的价值增减变动情况进行记录、控制和管理。
 
　　5．储运部是物资的储存部门，负责编制《年度物资储运计划》及《季 （月）度物资储运计划》，实施物资仓储管理。
 
　　储运部同时是采购物资的验收部门之一，负责对采购物资的数量进行验收。
 
　　6．质量保证部负责对采购材料的质量进行验收。
 
　　7．生产设备部负责对固定资产和相关零部件进行验收。
 
　　8．物资采购领导小组是重大采购事项的执行决策机构，其主要职责是：
 
　　（1）确定常规仓储物资的范围、集中采购及自行采购物资的范围；
 
　　（2）确定大宗物资采购、普通物资采购及零星物资采购的划分标准以及可采用的采购方式；
 
　　（3）负责大宗物资采购的供应商选择、采购价格、合同条款等事项的审批。
 
　　9．采购部负责具体物资采购工作，其主要职责是：
 
　　（1）掌握市场信息，开拓新货源，优化进货渠道，降低采购费用；
 
　　（2）会同储运部、财务部确定合理物资采购量，及时了解存货存量情况，进行合理采购；
 
　　（3）根据本企业实际情况，拟定集中采购及自行采购物资的范围，上报物资采购领导小组批准；
 
　　（4）拟定大宗物资采购、普通物资采购及零星物资采购的划分标准以及可采用的采购方式，上报物资采购领导小组批准；
 
　　（5）编制《年度采购计划》、《季（月）度采购计划》；
 
　　（6）选择、评审、管理供应商，建立供应商档案；
 
　　（7）组织供货合同评审，签订供货合同，实施采购活动；
 
　　（8）编制《合同履行情况登记簿》，对合同执行情况进行监督；
 
　　（9）进行市场询价，采购所需物资；
 
　　（10）采购过程中的退、换货工作；
 
　　（11）按周编制《主要采购合同执行情况周报表》；
 
　　（12）采购部合同、供应商档案、各种表单的保管与定期归档工作。
 
　　10．采购部岗位设置：
 
　　（1）采购部部长。其具体职责为：对采购工作进行统筹策划，合理控制采购成本；审签各部门《请购单》，审批采购计划和采购资金计划；组织询价、招标、比价及供应商选点、评审及供货控制；审批《订购单》及采购合同，参与重要采购合同评审、签订；审批支付供应商货款；进行退、换货管理；组织开拓新货源，优化进货渠道；定期监督、检查、处理采购部工作程序、规章制度、实施细则的执行情况；按工作程序做好与相关部门的横向联系，并及时对部门间的争议提出界定要求。
 
　　（2）计划员。其具体职责为：负责市场信息收集、管理；参与供应商信用评定，据实提出供应商信用评定的意见，建立健全供应商档案；汇总各部门采购申请，编制采购计划和采购资金计划；编制《合同履行情况登记簿》，对合同执行情况进行监督；按周编制《主要采购合同执行情况周报表》；审核购货发票；复核支付供应商货款申请；负责文件、合同、订单等资料的保管和定期归档工作。
 
　　（3）采购员。其具体职责为：对物资需求部门提出的采购申请进行询价；适时填报《供应商调查表》；根据批准的《请购单》和询价结果实施采购，并负责索取所购物资的相关资料；参加商务谈判和拟定合同条款；填制《订购单》并办理要货；及时向供应商反馈原材料质量信息；催收购货发票；提出支付供应商货款申请；具体办理采购环节退货；采购部部长交办的其他工作。
 
　　（三）采购计划管理
 
　　1．采购部根据《年度经营计划》、《年度生产计划》、《年度固定资产投资计划》、《年度固定资产日常修理维护和大修理计划》、《年度费用支出计划》、《年度物资储运计划》及本企业《月度生产计划》、《月度固定资产日常常规修理维护和大修理计划》、《月度费用支出计划》、《季（月）度物资储运计划》，编制《年度采购计划》、《季（月）度采购计划》。
 
　　2．《年度采购计划》、《季（月）度采购计划》经企划部审核后，需报经规划委员会或其授权人批准后执行。
 
　　3．经批准的《年度采购计划》、《季（月）度采购计划》应分送总经理、副总经理、储运部、财务部、生产设备部。
 
　　（四）请购流程
 
　　1．根据《月度物资仓储计划》，储运部材料调拨员填制《请购单》一式三联，经本单位负责人签字同意后，第一联自存，将《请购单》第二联、第三联分别交给采购部计划员、财务部材料会计。
 
　　财务部材料会计根据《请购单》第三联登记《采购备查登记簿》。采购部计划员将《请购单》第二联与《月度采购计划》核对无误后，办理采购。
 
　　2.如果实际生产安排与《月度生产计划》相比发生较大变化，应及时调整生产计划，并报企划部审核后，报规划委员会或其授权人批准实施。调整后的生产计划应及时分送储运部、采购部及财务部。
 
　　储运部相应调整《月度物资储运计划》，并报企划部审核后，报规划委员会或其授权人批准实施。调整后的《月度物资储运计划》应及时分送采购部、财务部。
 
　　根据调整后的《月度生产计划》及《月度物资储运计划》，采购部相应调整《月度采购计划》。
 
　　（五）采购方式与程序
 
　　1．采购方式分为：招标采购、比价采购、零星采购、紧急采购等。
 
　　2．具备招标条件的大宗原材料、燃料、包装物的采购；基建或技改项目主要物资的采购；大型设备、仪器的采购以及其他金额较大的物资采购，实行招标采购。
 
　　3．不具备招标条件和金额较小的物资采购实行比价采购。
 
　　4．订购物资数量较少、金额较低的零星采购，可以由厂家报产品目录或由采购员电话询价后记录下来，代替供应商报价。
 
　　5．计划外紧急采购，应依据计划外采购《请购单》办理，审批程序及权限与计划外采购相同，应考虑“需料时间”对采购方式、程序的影响。
 
　　6．招标采购、比价采购、零星采购、紧急采购都需要严格按照规定的程序进行。
 
　　（六）采购合同管理
 
　　1．物资采购合同必须依据物资采购计划进行，严禁无计划签订采购合同。
 
　　2．物资采购合同必须按规定进行逐级审批。填制《合同审批单》。
 
　　3．签订合同，必须严格依照《合同法》有关规定执行，做到合同内容合法、条款齐全、用词严密，技术要求、质量标准清楚，审查手续齐备。
 
　　4．重大采购合同须经律师审核和工商部门鉴证。
 
　　5．采购合同应取得两份，采购部计划员保存一份，财务部材料会计保存一份，同时提供企划部复印件一份。
 
　　（七）订货物资验收管理
 
　　1．由采购部采购需要仓储的物资验收工作按《仓储管理制度》要求执行。
 
　　2．由采购部采购不需要仓储的物资由物资使用部门组织验收工作。
 
　　3．由物资使用部门自行采购的物资，应自行组织验收工作，不需要另行填制验收单据，采购完成后各项采购单据与《请购单》一并报财务部。
 
 
　　（八）付款管理
 
　　1．采购货款的支付应根据经批准的采购合同和《季（月）度采购计划》执行。
 
　　2．付款程序为：采购部采购员根据采购合同提出付款申请，填制《款项支付申请单》，由采购部计划员根据《季（月）采购计划》及采购合同履行情况进行复核，分别经采购部部长、总经理审批。
 
 
　　3．《款项支付申请单》一式两联，付款申请人（采购员）填制，采购部计划员复核，由采购部部长审核后交财务部，财务部材料会计根据《采购备查登记簿》、应付账款明细账、预付账款明细账情况进行复核，防止不当付款，并经财务部部长审核后，交总经理批准，第一联由采购部计划员保存，第二联由出纳员付款后，作为账务处理的原始凭证。