技术资料如属于保密资料，企业财务部有必要留存吗？

作者：本报记者 阚歆旸

问：您好，我就职于一家集成电路装备企业，是财务部的一名财务负责人。读过贵报5月5日B2版刊登的《研发是个技术活：研发费用加计扣除也是“技术活”》一文后，深受启发，掌握了判定研发项目的标准，同时也掌握了证明大额研发支出真实性的方法，以及充分留存资料的必要性等。

目前，我面临的一个问题是：公司研发部认为技术资料属于保密资料，向财务部提供的意愿不强烈。请问，在这种情况下，我是否有必要向公司管理层进一步争取技术资料的保存权限？如果有必要，有哪些重点问题需要关注？

读者：刘女士

技术备查资料，是企业享受研发费用加计扣除优惠政策时，需要留存的一些技术类资料文档，包括自主、委托、合作研究开发项目计划书，企业有权部门关于自主、委托、合作研究开发项目立项的决议文件，自主、委托、合作研究开发专门机构或项目组的编制情况和研发人员名单，经科技行政主管部门登记的委托、合作研究开发项目的合同等。

保留技术资料很有必要

国家税务总局北京市税务局干部马泽方常年为纳税人提供研发费用加计扣除政策咨询和辅导。他告诉记者，对于企业财务部门来说，保留技术资料很有必要。

根据《国家税务总局关于企业研究开发费用税前加计扣除政策有关问题的公告》（国家税务总局公告2015年第97号）及《国家税务总局关于发布修订后的〈企业所得税优惠政策事项办理办法〉的公告》（国家税务总局公告2018年第23号）等相关政策规定，纳税人应将以下技术资料留存备查：自主、委托、合作研究开发项目计划书和企业有权部门关于自主、委托、合作研究开发项目立项的决议文件；自主、委托、合作研究开发专门机构或项目组的编制情况和研发人员名单；经科技行政主管部门登记的委托、合作研究开发项目的合同等资料。

“虽然政策未精确要求企业财务部门留存技术资料备查，但是刘女士的这一考虑是十分有必要的。”毕马威研发及财税优惠服务合伙人吴量说。在多年的服务过程中，吴量发现，税务部门会对技术备查资料进行初期查阅，对于研发项目属性不确定的，会转请科技部门进行项目鉴定判断。在实践中，税务部门针对企业申报研发费用加计扣除优惠相关的检查、问询、备查资料收集等，均会首选与企业的财务部门进行沟通了解，部分资料可能需要在短期内予以答复。基于此，企业财务部门有必要了解技术备查资料的主要内容，这样有助于及时向税务部门提供所需技术备查资料。

吴量表示，实际上，企业研发部门的技术资料文档管理可能不仅仅包含研发费用加计扣除政策要求的技术备查资料，如果没有针对技术备查资料的合理归档安置，可能对后续配合税务部门检查带来不利影响。吴量建议，企业财务部门可以与企业研发部门就技术备查资料归档安置进行协商，优选将相关资料留存在企业财务部门，或者要求企业研发部门对研发费用加计扣除技术备查资料文档进行单独管理留存，以方便后续直接调取。如果企业研发部门不配合，应及时向企业管理层说明情况，并争取企业管理层的理解和支持。

注意技术备查资料匹配度及合理性

企业财务部在留存技术备查资料时，应重点关注项目研发费用体量与项目开发内容是否匹配，研发内容成果、研发人员等信息是否合理、完整。

毕马威研发及财税优惠服务经理张俊义举例说，某科技企业当年申报了一个研发项目，研发费用超过千万元，全部为自主研发投入，但其被核查时提供的备查技术文档，仅为3页项目文档，内容无法充分体现项目开发内容，未包括项目背景、项目开发功能清单及需求、项目实施计划及预算。因此，税务部门要求企业进一步补充相关佐证资料和说明文档，介绍项目关键技术和创新点、项目成果、项目过程文档等，体现项目新颖性和开发投入体量的资料。

吴量建议企业，要想提升技术资料的匹配度，应着力完善技术资料的内容。例如，根据实际情况与所承载的项目研发费用体量，合理匹配项目文档内容的丰富程度，着重介绍项目创新点；梳理非技术岗位的研发人员参与研发项目的环节与职能；体现项目取得的相关知识产权、发表的期刊以及获得的奖励。

“岗位职责，是体现和佐证参与研发活动的直观凭证。”张俊义解释，实务中，每个立项项目会按照项目管理体系，设置项目经理或项目负责人，进而把控项目的周期和实施进度。因此，企业财务部应重点关注技术资料中的研发人员名单能否体现研发人员的岗位职责，是否指定了项目经理或项目负责人。

例如，某企业提交研发费用加计扣除技术资料时，研发人员名单仅列明研发人员姓名、工号、所属部门、学历，但并未体现岗位职责及项目负责人，税务部门要求企业补充相应信息，以便掌握研发人员整体信息，以及联系项目负责人进一步了解项目的实际情况、完成效果等。

需要提醒的是，企业研发部门对技术资料安全问题的担忧是有道理的。基于此，企业财务部门应完善保密资料的管理制度，在充分与研发部门沟通后，按照涉及核心技术等级，分层级管理保密技术资料，在保存、调阅、传递相关资料时，严格注意保密。